Documentos a tener en cuenta para el diligenciamiento de la Declaración de Renta de Personas Naturales

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El diligenciamiento y soporte de la Declaración de Renta depende completamente del tipo de obligaciones que debe cumplir la Persona Natural, teniendo en cuenta primero que todo que si está obligada a llevar contabilidad debe aplicar las disposiciones tributarias con base en las reglas del devengo y si la persona natural no está obligada a llevar contabilidad, aplican las reglas de realización.

 Siendo así, los documentos que debe tener el contribuyente a disposición y en sus archivos personales para el diligenciamiento de la declaración según el caso son los siguientes:

Documento indispensable:

​Copia del certificado de inscripción en el RUT debidamente actualizado, de ser necesario.

Determinar el patrimonio:

Requiere tener a disposición los documentos en los que consten la titularidad de los bienes, los derechos e inversiones y los que respaldan las deudas, con valores certificados a 31 de diciembre de 2020:

 ·        Extractos bancarios o certificados emitidos por entidades financieras, donde se evidencien los saldos de las cuentas de ahorro y corriente por todos los meses del año.

·         Certificados de las inversiones emitidas por las entidades donde se constituyó la inversión, ya sean CTD, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, etc.

·         Declaración de impuesto predial de los bienes inmuebles que tengan.

·         Escrituras de los bienes inmuebles adquiridos o certificados de instrumentos públicos.

·         Soporte de compra de los vehículos donde se refleje el valor de la adquisición de los mismos.

·         Listado de los muebles, maquinaria y equipo, o bienes relacionados con su respectivo valor de adquisición teniendo en cuenta las adiciones o mejoras realizadas.

·         Certificado de avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros.

·         Letras, pagarés, hipotecas u otros certificados que sirvan como soporte de las cuentas por cobrar y obligaciones o deudas, conforme a lo establecido por la ley.

Para determinar ingresos:

Requiere tener a disposición los documentos en los que consten los ingresos recibidos durante el año gravable 2020, de conformidad con los artículos 27 y 28 del Estatuto Tributario, entre otros que le sean aplicables dependiendo de sus actividades económicas:

·         Certificado de ingresos y retenciones por el año gravable.

·         Certificado donde conste el ingreso promedio durante los últimos 6 meses, anteriores a la fecha en que le fueron pagadas las cesantías e intereses a las cesantías.

·         Certificado donde se encuentren soportados los ingresos por arrendamientos y ventas realizadas durante el periodo gravable.

·         Para aquellos que tengan calidad de oficial y suboficial de las Fuerzas militares o de la Policía Nacional, deberán contar con un certificado donde se soporte su salario básico.

·         Soportes de los pagos efectuados por su empleador, por concepto de alimentación.

·         Certificados por incentivos forestales.

·         Certificado por prima de localización de vivienda (pactada con anterioridad a 31 de julio de 1995).

·         Soportes o certificados de indemnizaciones sustitutivas de la pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional.

·         Soporte/certificado de los rendimientos financieros que le fueron pagados durante el periodo gravable, y los cuales deben ser expedidos por las entidades correspondientes a estos.

·         Certificado donde se evidencien los dividendos y participaciones que fueron percibidos durante el año, y los cuales deben ser expedidos por aquellas sociedades en las cuales se es accionista. Así mismo, también se debe contar con el certificado de la repartición de utilidades a pesar de que la sociedad haya sido liquidada.

·         Soporte/certificado de ingresos percibidos por el pago de algún seguro de vida.

·         Certificado o autorización por la prestación del servicio de ecoturismo, el cual debe estar expedido por las autoridades correspondientes.

·         Certificado/soporte de ingresos percibidos por el pago de indemnizaciones por destrucción o renovación de los cultivos que se tengan y por control de plagas.

·         Soporte de ingresos recibidos por el pago de alguna recompensa.

·         Certificados de Ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios.

·         Certificado de la prima especial y la prima de costo de vida de que trata el Decreto 3357 de 2009 para los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

·         Cuando sea extranjero, contar con los certificados expedidos por las autoridades correspondientes, los cuales deben soportar las exenciones que se contemplen en los tratados o convenios internacionales.

En caso de pertenecer a las fuerzas militares o de la policía nacional, se debe tener en cuenta lo siguiente:

·         Certificado de las primas, bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales, siempre y cuando sea ciudadano colombiano y que integre las reservas oficiales de primera y segunda clase de la Fuerza Aérea, mientras ejerza la actividad de piloto.

·         Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional.

·         Para aquellos que tengan calidad de oficial y suboficial de las Fuerzas militares o de la Policía Nacional, deberán contar con un certificado donde se soporte su salario básico.

Para determinar los pagos que constituyen deducciones 

Requiere tener a disposición los documentos en los que consten los pagos efectuados en el año 2020 y que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad generadora de renta, o aquellos certificados que le otorgue beneficios fiscales (deducciones y rentas exentas), entre los cuales se destacan:

·    Certificado de pagos de intereses por préstamos para adquisición de vivienda.

·    Certificados por pagos de salud.

·    Certificados por inversiones, centros de reclusión, en mantenimiento y conservación de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros.

·    Certificados por donaciones a la Nación, departamentos, municipios, distritos, territorios indígenas y otros.

·    Relación de facturas de gastos, indicando el valor total.

·    Relación de los pagos efectuados a sus empleados por concepto de sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros.

·    Certificados de los pagos realizados por concepto de aportes a las cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, empresas promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y otros.

·    Pagos por concepto de impuestos de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial.

Certificados de las donaciones e inversiones que haya efectuado durante el año.

·    Todos los documentos que respalden ingresos, costos, deducciones, patrimonio, emitidos por las entidades o personas competentes.

·    En los casos que se requiera, la certificación para acreditar la deducción por dependientes económicos.

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