¿Cómo implementar la factura electrónica en Colombia 2020? Alegra

Este año ha sido muy importante para el entorno empresarial en Colombia, y es que hemos visto como la mayoría de empresas colombianas se han tenido que adaptar al cambio de forma acelerada, inclusive tú ¿verdad? 

Uno de estos cambios fue el proceso de implementación de la facturación electrónica en Colombia. Aunque anteriormente el tema de la facturación electrónica era considerado una obligación, situaciones coyunturales como las que atravesó  el mundo entero durante el 2020, nos ayudó a entender que el modelo de facturación electrónica trae bastantes beneficios para el entorno empresarial.

Antes de hablar de cómo hacerte facturador electrónico o cuál es el paso a paso del proceso de implementación de la factura electrónica en Colombia, es preciso recordar algunos conceptos claves.

¿Qué es la facturación electrónica? 

La factura electrónica es la versión actualizada de la factura en papel y en computador, ya que aunque siga teniendo la misma intención de soportar una venta de un producto o servicio, se genera a través de sistemas computacionales e informáticos. Esto es posible gracias a la tecnología en la nube y además tiene nuevas características. 

Características y requisitos de la factura electrónica

Entre las principales características que podemos encontrar entre una factura tradicional y una factura electrónica, es que esta consta de dos formatos: el formato XML y su representación gráfica PDF.

Justamente en la representación gráfica (formato PDF), se pueden apreciar otras características. En esta se indica qué es una factura electrónica de venta, la cual consta de un código CUFE para identificar la autenticidad de una factura emitida, el código QR y la información de la resolución de numeración autorizada por la DIAN. 

Además, una de las características de la facturación electrónica es que para poder expedirse se debe contar con una firma digital o certificado digital, que es diferente a la firma electrónica con la que firmamos las declaraciones de renta, otras características de este modelo de facturación es que deberá cumplir con todos los requisitos especificados en el artículo 617 del estatuto tributario.

Aquí puedes ver un ejemplo de la representación gráfica de la facturación electrónica:


Infografía extraída de la Guía de Facturación Electrónica

Otra de las cosas que deberás saber es cuales son las opciones que tienes para facturar electrónicamente:

  • Desarrollo propio
  • Software de la DIAN
  • Proveedor tecnológico (en el que nos centraremos hoy)

¿Quienes están obligados a facturar electrónicamente?

Este es uno de los pasos más importantes en el proceso de la implementación de factura electrónica. Según la resolución 00042 del 2020, están obligados a facturar electrónicamente quienes sean:

  • Responsables del IVA.
  • Responsables del Impuesto nacional al consumo.
  • Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.
  • Si estás en el régimen simple de tributación -SIMPLE.

Es importante recordar que aunque por norma general las personas naturales no están obligadas a facturar electrónicamente, si cumplen con alguna de las siguientes condiciones también deberán expedir factura electrónica. Todas las personas naturales que:

  • Superen  3500 UVT o que:
    • Tengan más de un establecimiento 
    • De comercio
    • Que exploten intangibles
    • Que sean usuarios aduaneros
    • Contraten con el estado

Calendario para la implementación de la factura electrónica de venta DIAN

Aquí es importante entender que la DIAN ha creado varios calendarios dependiendo del sector, el tamaño de la empresa y el momento de su implementación.

Conoce los nuevos plazos para emitir facturas electrónicas

Para fijar las fechas en las que los diferentes sectores deberían empezar a expedir facturas de forma electrónica, la DIAN creó 8 grupos dependiendo de las actividades económicas identificables por el código CIIU.

Además, la DIAN creó 3 calendarios según las características de los contribuyentes: Calendario 1 de Grupos de obligados, Calendario 2 de Grupos especiales y el Calendario Permanente.
En estos calendarios se indica que los obligados a facturar electrónicamente debieron empezar un proceso de registro y habilitación en el servicio informático de validación previa de facturación electrónica de venta desde el 15 de mayo del 2020, sin embargo, las fechas de expedición de factura electrónica de los diferentes grupos va desde el 15 de junio hasta el 1 de noviembre del 2020.

Extracto de la Guia para factura electrónica de Alegra página página 13

Beneficios de la factura electrónica

Los beneficios de la factura electrónica son bastantes. Por ello, hemos decidido recopilar algunos de los más importantes:

  • Mejora la relación entre la empresa-cliente: La factura se envía a tu cliente en cuestión de minutos, ya no debes esperar largos días para recibir una factura.
  • Ayuda a la toma de decisiones: Los datos en tiempo real te ayudan a tomar decisiones oportunas y provisorias, además no están basados en la intuición.
  • Ahorro en costos: Ya no tienes que preocuparte por tener un espacio donde hospedar tus facturas de papel o estimar el costo de tus próximos talonarios.  
  • Facilita trámites ante la DIAN: Cada factura expedida se notifica a la DIAN casi que de inmediato. 
  • Ayudamos al medio ambiente: Aprovechamos la tecnología para ser amigables con la naturaleza. 

Implementación de la factura electrónica en Colombia

Si has llegado hasta esta parte del artículo, ya has recorrido un camino bastante importante. Sabemos que estás ansioso por conocer el paso a paso del proceso de implementación, así que sin más preámbulos ¡empecemos!

Una muy buena manera de empezar es explorando este en vivo que realizamos de la mano con Alegra software contable, administrativo y de facturación electrónica, que te servirá de guía en todo el proceso de implementación desde la habilitación ante la DIAN hasta la expedición de tu primera factura:

Una de las novedades que Alegra nos contó en nuestro en vivo fue el lanzamiento de su “wizard” es decir, un paso a paso que encontrarás dentro de su plataforma una vez crees tu cuenta inclusive si estás usando su versión gratuita de 15 días.


Imagen de wizard de Alegra para el proceso de implementación de la facturación electrónica

Como puedes ver este proyecto permite que los obligados a facturar electrónicamente vean el proceso de facturación electrónica de una forma diferente, que puedan hacer el proceso dentro de la plataforma simplemente siguiendo 5 pasos planteados y totalmente guiados con videos no superiores a 2 minutos.

Igualmente, para que te animes a comprobar lo fácil que es expedir tu primera factura electrónica con Alegra, te explicamos brevemente en qué consiste todo este proceso que seguirás en su wizard:

Paso 1 – Datos de la empresa: En este primer paso registras todos los datos de tu empresa dentro de Alegra, datos como: tu razon social, tu dirección, tus responsabilidades tributarias, etcétera.

Paso 2 – Habilitación en la DIAN: En este paso notificarán a la DIAN que serás facturador electrónico y le indicarán con qué software expedirán tus facturas. Aquí deberás hacer dos procesos dentro de la plataforma de la DIAN.

Registro: Aquí actualizarán la responsabilidad número 52, la cual automáticamente se incluirán en tu RUT.

Configurar el modo de operación: Le indicarán que tu modo de operación será a través de un proveedor tecnológico, es este caso  Soluciones Alegra S.A.S. Estos dos pasos se deberán hacer dentro de la plataforma de la DIAN.

Paso 3 – Set de pruebas: Esta parte es más técnica, pero una forma fácil de entender este paso es que esta será la parte del proceso donde la DIAN se conecta con tu proveedor tecnológico y expide los documentos electrónicos obligatorios que comprueben que estás listo para facturar electrónicamente ¿Cuáles son estos documentos? 8 facturas de venta electrónicas, una nota débito y una nota crédito.

Paso 4 – Asociar prefijos: ¿Recuerdas que en unos párrafos anteriores comentábamos el requisito de tener una rango de numeración autorizado por la DIAN? De esto va este paso:

  • Solicita una resolución electrónica
  • Asocia tus prefijos de facturación
  • Indica la fecha de salida a producción

Paso 5 – Configurar la numeración en Alegra

¿Qué tal este proceso con el wizard? ¿Fácil no? Únete a la ola de la facturación electrónica y empieza a disfrutar de todos los beneficios de trabajar con tecnología en la nube y con herramientas que buscan hacerle más fácil la vida a los contadores, herramientas como Acontar y Alegra.

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