Base de datos para la elaboración del documento soporte

OJO: Para que esta herramienta funcione, debes tener Microsoft Access instalado en tu PC.

Comparto con la Comunidad Acontar esta base de datos diseñada en Microsoft Access, que nos ayudará a llevar un control del documento Soporte en las empresas que lo necesiten.

¿Qué es el documento soporte?

 Es el documento que debes usar para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.

¿Cuáles son los requisitos?

 Según lo indicado en la Resolución 00042 de 2020, los requisitos son:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. 

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta elservicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente. 

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios. 

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto DIAN ponga a disposición las citadas especificaciones, a través del servicio informático electrónico. 

6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado. 

7. Detallar el valor total de la operación. 

Descarga la herramienta

Para descargar la herramienta que comparto con la Comunidad Acontar, debes seguir estos pasos:

1. Hacer clic en el siguiente enlace para descargar: https://drive.google.com/file/d/1D9q5DPVXd12gbxrradY9nlctBbJFBROS/view

2. Descomprimir la carpeta. Hay 3 archivos:

CentroConfianza: Que se debe ejecutar donde se va a guardar la base de datos, para evitar problemas con el centro de confianza de Access.

Documento Soporte: Esta es la aplicación como tal.

Manual Base de Datos Documento Soporte: Instructivo.

3. Ejecutar la aplicación Documento Soporte. Esta tiene 4 comandos.

4. Se debe personalizar la información de la empresa en el botón ‘Empresa’

Importante: En el campo adjunto al hacer doble clic, se deberá agregar el logo de la empresa.

5. Después de personalizar la información se deberán agregar los terceros con el comando Lista de Terceros. 

 Para editar un tercero se deberá dar clic en nombres de la lista de terceros.

6. Podemos crear una lista de los servicios que habitualmente adquirimos en el comando Inventario.

Podemos editar un item de inventario haciendo clic en el código 

7. Ahora ya estamos listos para hacer nuestro documento soporte

Hacemos clic en el comando consecutivo y aparecerá todos los documentos que hemos realizado.

Hacemos clic en nuevo documento para agregar un registro 
Llenamos Fecha, escogemos de la lista desplegable el cliente, el detalle de los servicios, en tipo podemos escoger si es bien o servicio 

En el subformulario escogemos de la lista de bienes o servicios que previamente creamos

Escogemos por último el valor de la rete fuente y Rética y al final seleccionamos el comando Imprimir. 
Presionamos CTRL + P para seleccionar la impresora 
Jorge Manuel Pérez Navarro
Especialista en Impuestos, UDEA
Asesor Financiero | SolfinTTec SAS
+57 3126580188
[email protected]
www.solfinttec.com

Esta heramienta es un aporte de un tercero para la Comunidad Acontar. En ACONTAR no nos responsabilizamos del uso que se le dé.

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